Contoh Analisis Sistem Peminjaman Sarana dan Prasarana - MISKOM

 

Analisis Sistem

Pada tahap analisis sistem dilakukan pengumpulan data dan menganalisis segala dokumen-dokumen yang digunakan pada sistem yang sedang berjalan. Dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan pada sistem tersebut. Adapun tahapan analisis sistem adalah sebagai berikut:

1. Analyze, yaitu menganalisis sistem.
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
3. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

Analisis Sistem Berjalan

Sistem peminjaman barang inventaris di Universitas Muhammadiyah Sukabumi dalam hal pertanggung jawabannya dipegang oleh bagian umum. Barang inventaris pada dasarnya dapat dipergunakan oleh semu civitas akademik UMMI,oleh karena itu semua civitas akademik yang ingin mempergunakan, haruslah mengajukan permohonan peminjaman tersebut yang ditujukan kepada bagian umum.

Proses pemnjaman diawali dengan  menanyakan status inventaris apakah sedang dipinjam atau tidak, bila tidak, maka calon peminjam dapat mengisi form peminjaman inventaris diantaranya ruangan, peralatan, kendaraan, gedung. Bila sudah ada yang meminjam, maka harus mengganti hari lain dan peminjam harus bertemu langsung dengan staff dibagian umum.

 Setelah peminjam mengetahui status daftar  inventaris, kemudian peminjam melakukan konfirmasi kepada bagian umum, lalu peminjam harus membuat surat ijin peminjaman, untuk melakukan  follow up ke bagian umum, setelah bagian umum menyetujui kemudian bagian umum menginput data peminjaman. Dalam prosedur ini, baik calon peminjam dan bagian umum masih menggunakan cara konvensional dengan bantuan aplikasi MS Word dan MS Excell baik dalam melakukan pembuatan surat ijin peminjaman, penginputan data peminjam ataupun membuat surat balasan ijin peminjaman.

Workflow Sistem Berjalan

Workflow adalah aliran kerja suatu informasi dari proses bisnis baik secara keseluruhan atau sebagian, dimana dokumen atau informasi tugas tersebut diteruskan dari satu partisipasi ke partisipan lain sesuai dengan prosedur yang berlaku

Analisis Permasalahan

Berdasarkan analisis sistem berjalan diatas, dapat disimpulkan bahwa masih terdapat beberapa permasalahan yang ada pada sistem tersebut. Adapun permasalahannya adalah sebagai berikut:

1. Proses peminjaman pada saat ini calon peminjam harus datang langsung ke ruangan bagian umum untuk melihat agenda jadwal inventaris. Hal ini memakan waktu bagi calon peminjam.
2. Pembuatan laporan masih dilakukan dengan cara menggunakan kertas/buku. Sehingga data tersebut tidak tersusun dengan baik dan rapi.
3. Kesulitan dalam melakukan pengolahan data peminjam inventaris.

Pemecahan Masalah

Melihat dari masalah yang ada dan yang sedang dihadapi tersebut, maka diusulkan pemecahan masalah sebagai berikut:

1. Dibuat sistem terkomputerisasi untuk mengelola peminjaman barang inventaris UMMI berbasis web.
2.   Terdapat database yang dapat menyimpan semua data inventaris dan dapat digunakan sebagai media pengolahan data.
3.   Diterapkan sistem keamanan username/email dan password pada web tersebut , agar tidak sembarang orang yang dapat membuka web tersebut.

Usulan Sistem

Secara umum usulan sistem dalam proses perancangan sistem yaitu akan membuat web sistem peminjaman sarana dan prasarana berbasis web di Universitas Muhammadiyah Sukabumi dengan harapan mampu menangani permasalahan yang ada. Semoga web ini dapat membantu dan mempermudah dalam mengatasi masalah yang ada.

Workflow Sistem yang Diusulkan

Prosedur Admin

Prosedur membuka sistem

1. Admin harus membuka Form Login, masukan username dan password.
2. Masuk ke halaman admin.

Prosedur mengolah data

1. Jika sesuai dengan data yang tersimpan di basis data maka admin akan masuk ke form halaman utama admin.
2. Memiliki akses untuk melakukan tambah, ubah dan hapus data kendaraan, ruangan, peralatan, gedung, data peminjam, data peminjaman ruangan, peminjaman peralatan, peminjaman kendaraan,data peminjaman gedung, verifikaasi,buku tamu, laporan. 
3. Logout dari sistem.

Prosedur Peminjaman

Prosedur membuka sistem

1. Peminjam membuka situs web peminjaman barang inventaris Universitas Muhammadiyah Sukabumi.
2. Peminjam bisa melihat jadwal pemakaian kendaraan, jadwal pemakaian ruangan, jadwal pemakaian peralatan, jadwal pemakaian gedung, komentar, buku tamu.

Prosedur proses peminjaman

1. Peminjam melakukan login di form login peminjam dengan memasukan email dan password, jika belum daftar maka isi daftar peminjam.
2. Jika data tersebut sesuai dengan data yang ada di basis data maka bisa langsung masuk ke form peminjaman.
3. Peminjam bisa memilih data yang akan dipinjam dan bisa memboking.
4. Hasil peminjaman akan langsung tersimpan di basis data.
5. Logout dari sistem.