Analisis Sistem Inventory Industri Farmasi - MISKOM

 

Analisis sistem yang berjalan bertujuan untuk mengetahui permasalahan-permasalahan yang dihadapi dalam proses inventory produk jadi. Dari hasil observasi dalam sistem berjalan yang dilakukan penulis, diperoleh analisis berjalan sebagai berikut.

Workflow Sistem yang Berjalan

Workflow sistem yang berjalan pada proses inventory prodak jadi adalah sebagai berikut.

1. HO menerima pesanan dari distributor dan membuatkan DO (Delivery Order)
2. Setelah dibuat, DO di kirimkan ke email PPIC berbentuk pdf dan excel
3. PPIC menerima pesan email yang dikirimkan tadi dan mendownloadnya.
4. Admin PPIC print DO yang sudah di download
5. Hasil print di serahkan kepada petugas gudang 
6. Petugas gudang mengambilan produk sesuai DO
7. Admin PPIC membuat SPB atau menginput ulang DO menjadi SPB dari Microsoft Access 
8. Admin PPIC memasukan jumlah keluar pada kartu stok excel 
9. Admin PPIC memasukan jumlah hutang DO yang belum dikirm ke dalam excel
10. Admin PPIC memasukan data ke laporan yang lain

Analisis Permasalahan

Dengan proses inventory produk yang masih memakai excel, terdapat beberapa permasalahan diantaranya:

1. Terjadi perulangan penginputan data, contoh seperti data jml keluar/jml permintaan di input lagi di spb, kartu stok, dll. Padahal jml keluar /jml permintaan sudah di input di HO
2. Terjadi kesalahan pengambilan produk (no bet) karna proses pembuatan spb dan pengambilan di lakukan parsial secara bersamaan. petugas gudang mengambil produk berdasarkan DO sedangkan admin PPIC membuat SPB, maka saat loading sering terjadi ketidak sesuaian antara spb dan fisik produk.
3. Banyaknya proses yang berulang menghambat kecepatan transaksi

Contoh simulasi penghambatan yang terjadi saat proses pembuatan SPB, wawancara dilakukan secara langsung di PPIC dengan narasumber admin produk  jadi yaitu aryo subastian. 

Adapun daftar waktu inputan sebagai berikut

• Input data spb (no spb, tanggal spb, no po, tanggal po, nama dan alamat distributor ) waktu pengerjaan 20 detik
• Input data spb item (kode produk, inisial produk, nama produk, satuan, jumlah kirim, keterangan) waktu pengerjaan 20 detik
• Input data kartu stok (tanggal, no do, nama distributor, jumlah) waktu pengerjaan 10 detik
• Input data hutang do (tanggal, no do, nama distributor, jumlah) waktu pengerjaan 10 detik
• Input data laporan lainnya waktu pengerjaan 60 detik  

Informasi pendukung tentang do dan spb yang di ambil dari data 1 januari 2022 sampai 30 april 2022

• Rata rata do yang diterima ppic dalam 1 hari adalah 18 do
• Rata rata do item yang diterima ppic dalam 1 hari adalah 210 do item
• Rata rata spb yang dibuat ppic dalam 1 hari adalah 31 spb
• Rata rata spb item yang dibuat ppic dalam 1 hari adalah 214 spb item

Perhitungan 

Spb = 20 detik (waktu pengerjaan) * 31 (rata-rata spb)

Spb =  620 detik (10 menit)

Spb _item = 20 detik (waktu pengerjaan) * 214 (rata-rata spb item)

Spb_item = 4280 detik (71 menit)

Kartu_stok = 10 detik (waktu pengerjaan) * 214 (rata-rata spb item)

Kartu_stok = 2140 detik (35 menit)

Hutang_do = 10 detik (waktu pengerjaan) * 214 (rata-rata spb item)

Hutang_do = 2140 detik (35 menit)

Laporan_lain = 60 detik (waktu pengerjaan) * 214 (rata-rata spb item) 

Laporan_lain = 12840 detik (214 menit)

Estimasi_pengerjaan  =  spb + spb_item + kartu_stok + hutang_do + laporan_lain

Estimasi_pengerjaan  = 10 + 71 + 35 + 35 +214 (menit)

Estimasi_pengerjaan  = 365 (menit) / 6 (jam)

Kesimpulan dari perhitungan diatas adalah estimasi pengerjaan pembuatan spb dalam 1 hari membutuhkan waktu 6 jam

Analisis Pemecahan Masalah

Melihat beberapa masalah yang dihadapi tersebut, maka diusulkan pemecahan masalah sebagai berikut:

1. Membuat sistem inventory berbasis web, agar tidak membutuhkan banyak berkas dan membutuhkan waktu lama pada setiap proses.
2. Sistem yang dikembangkan terhubung ke database untuk menyimpan semua data, agar mudah diakses ketika data dibutuhkan kembali.
3. Integrasi antara server HO dan pabrik karena database tidak terpusat, maka  memakai metode API push dan get.

Workflow Sistem yang diusulkan

Workflow sistem yang diusulkan pada proses inventory prodak jadi adalah sebagai berikut.

1. HO menerima pesanan dari distributor dan membuatkan DO (Delivery Order)
2. Setelah dibuat, DO di kirim lewat api yang sudah terintegrasi dengan sistem informasi pabrik
3. Admin PPIC membuat SPB dengan cara verifikasi DO atau memilih no bet yang masih ada stoknya, karna sudah di input di HO dan informasi stok serta lainnya sudah di siapkan di sistem informasi pabrik.
4. Admin PPIC print SPB
5. Admin PPIC menyerahkan SPB ke petugas gudang
6. Petugas gudang mengambil produk sesuai SPB  

Contoh simulasi sistem yang diusulkan proses pembuatan SPB. 

Adapun daftar waktu inputan sebagai berikut

• Input data spb (no spb, tanggal spb, no po, tanggal po, nama dan alamat distributor ) waktu pengerjaan 0 detik, karna sudah di input di HO dan data sudah terintegrasi
• Input data spb item (kode produk, inisial produk, nama produk, satuan, jumlah kirim, keterangan) waktu pengerjaan 5 detik, karna sudah di input di HO dan admin hanya verifikasi no bet mana yang akan dikirm.
• Input data kartu stok (tanggal, no do, nama distributor, jumlah) waktu pengerjaan 0 detik, kartu stok akan otomatis masuk jika spb di print
• Input data hutang do (tanggal, no do, nama distributor, jumlah) waktu pengerjaan 10 detik, hutang do akan otomatis masuk jika spb di print
• Input data laporan lainnya waktu pengerjaan 0 detik, karna sistem sudah menangani setiap laporan yang di buat 

Informasi pendukung tentang do dan spb yang di ambil dari data 1 januari 2022 sampai 30 april 2022

• Rata rata do yang diterima ppic dalam 1 hari adalah 18 do
• Rata rata do item yang diterima ppic dalam 1 hari adalah 210 do item
• Rata rata spb yang dibuat ppic dalam 1 hari adalah 31 spb
• Rata rata spb item yang dibuat ppic dalam 1 hari adalah 214 spb item

Perhitungan 

Spb = 0 detik (waktu pengerjaan) * 31 (rata-rata spb)

Spb =  0 detik (0 menit)

Spb _item = 5 detik (waktu pengerjaan) * 214 (rata-rata spb item)

Spb_item = 1070 detik (18 menit)

Kartu_stok = 0 detik (waktu pengerjaan) * 214 (rata-rata spb item)

Kartu_stok = 0 detik (0 menit)

Hutang_do = 0 detik (waktu pengerjaan) * 214 (rata-rata spb item)

Hutang_do = 0 detik (0menit)

Laporan_lain = 0 detik (waktu pengerjaan) * 214 (rata-rata spb item) 

Laporan_lain = 0 detik (0 menit)

Estimasi_pengerjaan  =  spb + spb_item + kartu_stok + hutang_do + laporan_lain

Estimasi_pengerjaan  = 0+ 18 + 0+ 0+0 (menit)

Estimasi_pengerjaan  = 16 (menit) 

Kesimpulan dari perhitungan diatas adalah estimasi pengerjaan pembuatan spb dalam 1 hari hanya membutuhkan waktu kurang dari 20 menit