Analisis sistem yang berjalan bertujuan untuk mengetahui permasalahan-permasalahan yang dihadapi dalam proses evaluasi kinerja dosen dan pegawai . Dari hasil observasi dalam sistem berjalan yang dilakukan penulis, diperoleh analisis berjalan sebagai berikut.
1. Prosedur Evaluasi Kinerja Dosen
Prosedur evaluasi kinerja dosen dan pegawai adalah sebagai berikut:
a. Prosedur evaluasi kinerja dosen (instrumen monev dosen)
- Pemberitahuan evaluasi kinerja dosen (instrumen monev dosen) oleh Lembaga Penjaminan Mutu pada fakultas.
- Fakultas menyebarkan kuesioner pada mahasiswa, rekan sejawat, atasan (dosen oleh kaprodi, kaprodi oleh dekan), dan dosen itu sendiri.
- Mahasiswa, rekan sejawat, atasan (dosen oleh kaprodi, kaprodi oleh dekan), dan dosen itu sendiri mengisi kuesioner instrumen monev dosen.
- Fakultas merekap hasil evaluasi kinerja dosen (instrumen monev dosen) tersebut.
- Kemudian fakultas menyerahkan laporan hasil evaluasi ke Lembaga Pemnjaminan Mutu.
b. Prosedur evaluasi kinerja dosen (instrumen monev pembelajaran)
- Pemberitahuan evaluasi kinerja dosen (instrumen monev pembelajaran) oleh Lembaga Penjaminan Mutu pada warek bidang akademik.
- Warek bidang akademik menyebarkan kuesioner kepada dosen itu sendiri, teman sejawat, kaprodi, dekan.
- Dosen itu sendiri, rekan sejawat, kaprodi, dekan, mengisi kuesioner evaluasi.
- Warek bidang akademik merekap hasil evaluasi tersebut.
- Warek bidang akademik meminta tanda tangan wakil rektor 1.
- Kemudian warek bidang akademik menyerahkan laporan hasil evaluasi kinerja dosen (instrumen monev pembelajaran) ke Lembaga Penjaminan Mutu.
2. Workflow Sistem yang Berjalan
Workflow sistem yang berjalan pada proses evaluasi kinerja dosen dan pegawai adalah sebagai berikut.
3. Analisis Permasalahan
Dengan proses evaluasi kinerja dosen dan pegawai yang masih dilakukan secara konvensional tersebut, terdapat beberapa permasalahan diantaranya:
1. Proses evaluasi kinerja dosen dilakukan secara konvensional dengan cara menyebarkan kuisioner, memerlukan banyak berkas pada setiap evaluasi yang membuat besarnya biaya dalam pembelian kertas.
2. Bagian fakultas, wakil rektor bidang akademik harus merekap ulang data evaluasi kinerja dosen dan pegawai yang telah diisi oleh pihak-pihak pengisi evaluasi memerlukan waktu yang lama dalam proses perekapan nilai yang didapat masing-masing dosen.
3. Tidak semua rekan sejawat dan atasan (kaprodi dan dekan) ikut melakukan penilaian, tetapi skor yang didapat oleh dosen tetap dibagi dengan banyaknya yang harus melakukan penilaian membuat nilai yang diterima dosen itu kecil dan merekapun merasa dirugikan.
4. Analisis Pemecahan Masalah
Melihat beberapa masalah yang dihadapi tersebut, maka diusulkan pemecahan masalah sebagai berikut:
1. Mengganti sistem evaluasi kinerja dosen yang dilakukan secara konvensional dengan sistem terkomputerisasi berbasis web, agar tidak membutuhkan banyak berkas dan membutuhkan waktu lama pada setiap evaluasi.
2. Sistem evaluasi kinerja dosen yang dikembangkan dilakukan secara online agar semua pihak dapat mengisi evaluasi.
3. Sistem yang dikembangkan terhubung ke database untuk menyimpan semua data evaluasi, agar mudah diakses ketika data dibutuhkan kembali.
4. Menerapkan sistem keamanan agar hanya pihak-pihak yang berkepentingan saja yang dapat mengaksesnya dengan menggunakan username dan password pada sistem evaluasi kinerja dosen tersebut.